So gehen wir mit Ihren Daten um.

1. Verantwortlicher

Telefon: 035205 689452
Telefax: 035205 689471
E-Mail: kundenservice@rima-pflege.de
E-Mail Datenschutz: datenschutz@rima-pflege.de

Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Richard Gittler
Registereintrag: HRB 39862, Amtsgericht Dresden
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: wird ergänzt

Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde: Sächsischer Datenschutzbeauftragter (Devrientstraße 5, 01067 Dresden).

2. Grundsätze (für alle Angebote)

Diese Erklärung gilt für unsere Webseite rima-pflege.de und unsere App rima. (Versorgung und Shop in einer App). Angaben zur Bestell- und Zahlungsabwicklung im Shop-Teil finden Sie unter Bestellen & Shop.

• Eigene Infrastruktur: Alle personenbezogenen Daten liegen in einer von uns betriebenen PocketBase-Datenbank auf einer Synology-NAS am Unternehmenssitz, erreichbar über einen verschlüsselten Cloudflare-Tunnel. Keine Weitergabe an Werbe- oder Tracking-Dritte.
• Datenminimierung: Es werden nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten erhoben.
• Keine Tracker: Keine Werbenetzwerke, kein Google Analytics, keine Werbe- Pixel, keine Drittanbieter-Schriften (Schriften selbst gehostet), keine Google Maps (OpenStreetMap), keine YouTube-Einbettungen ohne Einwilligung, keine einwilligungspflichtigen Cookies (siehe Cookies).
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), b (Vertrag/Anbahnung), c (rechtliche Pflicht), f (berechtigtes Interesse). Für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Versorgung/Behandlung durch Berufsgeheimnisträger) i. V. m. § 22 BDSG, bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a (ausdrückliche Einwilligung) — z. B. bei freiwilliger Anzeige gegenüber Angehörigen.

3. Webseite rima-pflege.de

Server-Logs: Datum, Uhrzeit, gekürzte IP-Adresse, Browsertyp/Betriebssystem, Referrer, aufgerufene Seite — zur Aufrechterhaltung des Betriebs und Angriffs­abwehr, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer max. 14 Tage.

Kontakt- und Anfrage-Formulare (Termin-Anfrage, Krankenfahrt, Dienst-Anfrage, Fußpflege-Buchung, Bewerbung, Veranstaltungs-Anmeldung): erhobene Daten sind Name, Kontaktdaten und anliegen-spezifische Angaben (ggf. Pflegegrad). Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b/a DSGVO; Bewerbungen Art. 6 Abs. 1 lit. b i. V. m. § 26 BDSG. Bewerbungen werden spätestens 6 Monate nach Verfahrensabschluss gelöscht.

Kundenportal „mein-konto” (Magic-Link): Anzeige eigener Versorgungs-, Box- und Rechnungsdaten. Zugang token-basiert, kein dauerhaftes Tracking.

Cloudflare-Tunnel: Ihr Browser kontaktiert beim Aufruf der Webseite zunächst die nächstgelegene Cloudflare-Edge in der EU; Cloudflare leitet die Anfrage verschlüsselt an unseren Server weiter. Cloudflare ist nach dem EU-US-Data-Privacy-Framework zertifiziert (Angemessenheits­beschluss vom 10. Juli 2023); zusätzlich besteht ein AVV nach Art. 28 DSGVO mit EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Reichweitenmessung (Umami): Wir nutzen Umami, ein auf unserer eigenen Infrastruktur betriebenes Analyse-Tool — kein Drittanbieter, keine Datenübermittlung außer Haus. Umami verwendet keine Cookies, erstellt keine geräteübergreifenden Profile und verarbeitet keine personenbezogenen Kennungen; Ihre IP-Adresse wird nur zur täglichen Berechnung eines nicht rückführbaren Hash-Werts kurzzeitig verarbeitet und danach verworfen. Erhoben werden aufgerufene Seiten, Referrer, Gerätetyp und grobe Region (aus der IP abgeleitet, nicht gespeichert). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Reichweitenanalyse zur Verbesserung des Angebots, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Bestellen & Shop (Webseite und rima-App)

Bestellungen laufen über den Shop auf dieser Webseite und über die rima-App — Privatkauf und kassenfinanzierte Versorgung in einem. Für beide Wege gilt dieselbe Datenverarbeitung.

Konto: Kundennummer (oder E-Mail) + Passwort. In der rima-App wird der Zugangs-Token ausschließlich lokal auf dem Gerät gespeichert (iOS Keychain, Android Keystore); im Browser-Konto (mein-konto) übernimmt das ein Sitzungs-Cookie. In keinem Fall landet er in einem anderen Speicher.

Bestell- und Versorgungsdaten: Name, Liefer- und Rechnungs­adresse, Telefon, bestellte Artikel. Für die monatliche § 40-Pflegebox zusätzlich Pflegegrad, Pflegekasse, Versichertendaten — das sind Gesundheitsdateni. S. d. Art. 9 DSGVO, verarbeitet auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 BDSG (Versorgung durch Berufsgeheimnisträger).

Rezept-Upload (Kamera, in der rima-App): Beim Rezept-Upload nehmen Sie freiwillig ein Foto Ihrer Verordnung auf — auch das ist ein Gesundheitsdatum. Der Kamerazugriff erfolgt nur nach ausdrücklicher Freigabe in den System-Einstellungen Ihres Geräts.

Zahlung (SumUp): Die Zahlungsabwicklung läuft über SumUp (SumUp Payments Limited, Block 8, Harcourt Centre, Charlotte Way, Dublin 2, Irland) als eigenverantwortlichen Zahlungsdienstleister. Kartendaten werden nicht von rima gespeichert; SumUp empfängt sie direkt im Bezahl-Sheet. Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Rechnungsstellung (sevdesk): Die Buchhaltung erfolgt über sevdesk (sevDesk GmbH, Pforzheim) im Auftrag von rima (AVV nach Art. 28 DSGVO). An sevdesk werden nur die für Rechnungserstellung und Buchhaltung erforderlichen Daten übermittelt.

Abrechnung mit Pflege-/Krankenkassen (Optadata): Für die Abrechnung mit den Kostenträgern übermitteln wir die gesetzlich vorgegebenen Leistungs- und Versorgungsdaten an die optadata GmbH (Essen) als Abrechnungsdienstleister (AVV nach Art. 28 DSGVO) sowie an die zuständige Pflege-/Krankenkasse. Gesetzliche Grundlage §§ 105/302 SGB XI / V.

Konto-Löschung: Sie können Ihr Konto direkt in der App löschen (Profil → Konto löschen) oder per Anruf/Mail (siehe Konto löschen). Offene gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für abgerechnete Leistungen) bleiben davon unberührt.

5. App „rima.“ (Kunden und Angehörige — iOS/Android)

Die App zeigt Ihnen Ihre laufende Versorgung — Termine, Hinweise, Rechnungen, Mitteilungen.

Konto und Rollen: Kundennummer + Passwort, Token sicher lokal auf dem Gerät. Die App kennt drei Rollen mit abgestuften Berechtigungen:

• Kunde — eigene Versorgung in voller Tiefe (organisatorisch, Versorgung, Gesundheit).
• Angehöriger — organisatorische Sicht (Termine, Hinweise) als Default. Versorgungs- und Gesundheitsdaten (z. B. Vitalwerte) nur nach ausdrücklicher Einwilligung der/des Betroffenen oder mit Vollmacht — Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
• Betreuer — rechtliche Vertretung; Zugriffsumfang folgt der Vollmacht.

Aktive Handlungen (Widerspruch zu Einsätzen, Unterschrift unter dem Leistungsnachweis) sind nur mit Handlungs-Vollmacht (Datenfeld darf_handeln) möglich. Die elektronische Unterschrift dient dem Nachweis erbrachter Leistungen.

Biometrie (Face ID, Touch ID, Fingerprint): Wird ausschließlich lokal auf dem Gerät zur App-Entsperrung verwendet — biometrische Daten werden weder gespeichert noch an uns übertragen. Sie können die Funktion in den System-Einstellungen Ihres Geräts deaktivieren.

Termine: Wir zeigen Zeitfenster, keine minutengenaue Ankunft und keine Daten anderer Personen oder Pflegekräfte — Privatsphäre durch Datensparsamkeit.

Konto-Löschung: In der App jederzeit möglich (siehe Konto löschen). Die zugrundeliegende Pflege­dokumentation unterliegt gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und wird erst danach gelöscht (siehe Abschnitt 7).

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Mit allen unten genannten Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Innerhalb von rima erfolgt die Übermittlung zwischen unseren eigenen Systemen (App ↔ Backend ↔ Pflegesoftware rima.Kompass) ausschließlich verschlüsselt (HTTPS / TLS) und auf eigener Infrastruktur in Deutschland.

7. Speicherdauer

• Pflege- und Versorgungs­dokumentation: bis zu 30 Jahre nach dem letzten Eintrag (§ 113 SGB XI und Rahmenverträge der Kostenträger). Solche Löschanträge treten hinter der Aufbewahrungspflicht zurück, solange diese besteht.
• Buchhaltung / Rechnungen: 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Bewerbungen: spätestens 6 Monate nach Verfahrens­abschluss; bei Anstellung Übernahme in die Personalakte.
• Portal-/App-Zugang nach Versorgungs­ende: 6-Monats-Karenz, anschließend Zugangs-Sperre. Die zugrundeliegenden Daten bleiben aufbewahrungspflichtig (siehe oben).
• Server-Logs: max. 14 Tage.
• Anfragen aus den Webseiten-Formularen: Löschung nach Abschluss der Bearbeitung, sofern keine vertraglichen Anschluss­pflichten greifen.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach Art. 15–22 DSGVO das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Bitte wenden Sie sich an datenschutz@rima-pflege.de. Unabhängig davon können Sie sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutz­aufsichtsbehörde beschweren — für uns ist der Sächsische Datenschutz­beauftragte zuständig (siehe Verantwortlicher).

9. Konto-Löschung (App-Store-Pflicht)

In jeder unserer Apps ist die Löschung des Kontos direkt im Profil möglich. Zusätzlich erreichbar unter rima-pflege.de/konto-loeschen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Abschnitt 7) bleiben unberührt — nach deren Ablauf erfolgt die endgültige Löschung.

10. Sicherheit der E-Mail-Kommunikation

Unverschlüsselte E-Mails sind grundsätzlich nicht vor unbefugter Kenntnisnahme durch Dritte geschützt. Übermitteln Sie sensible Gesundheits­daten daher möglichst nicht per E-Mail; rufen Sie uns lieber an oder vereinbaren Sie einen persönlichen Termin.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage oder unsere Verarbeitungs­tätigkeiten ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit auf dieser Seite.